NİG LMS’de Sertifika Nasıl Oluşturulur?

NİG LMS’de sertifika ne zaman oluşur?

NİG LMS’de bir çalışana eğitim atanması sertifika oluşması için yeterli değildir.

Çalışanın ilgili eğitim programında belirlenmiş tamamlanma koşullarını yerine getirmesi gerekir.

Bunlar eğitimin yapısına göre;

• video ve derslerin tamamlanması,
• ara testlerin gerçekleştirilmesi,
• gerekli eğitim sürelerinin tamamlanması,
• varsa yüz yüze eğitim aşamasının gerçekleştirilmesi,
• gerekli yönetici onaylarının verilmesi,
• sertifika sınavında başarı sağlanması

gibi adımlardan oluşabilir.

Böylece belge yalnızca eğitim atandığı için değil, eğitim süreci başarıyla tamamlandığı için oluşturulur.

“Sertifika” ile “Temel Eğitim Belgesi” aynı şey midir?

Günlük kullanımda çalışan eğitimlerinin sonunda oluşan belge sıklıkla sertifika olarak adlandırılır.

Ancak İSG temel eğitimi açısından güncel Yönetmelikte kullanılan resmi ifade Temel Eğitim Belgesidir.

Bakanlık da bu belgenin çalışanın eğitimi başarıyla tamamladığını gösterdiğini ve Ek-2 formatına uygun düzenlenmesi gerektiğini açıkça belirtmektedir.

Bu nedenle NİG LMS kullanıcı arayüzünde “Sertifikalarım” gibi anlaşılır ifadeler kullanılabilse de oluşturulan resmi temel eğitim belgesinin içeriğinin mevzuata uygun olması esastır.

Temel Eğitim Belgesi hangi çalışan için oluşturulmalıdır?

Belge, temel eğitimi başarıyla tamamlayan çalışan adına düzenlenir.

Bu nedenle yalnızca eğitim içeriğine erişmiş veya eğitim ataması yapılmış kullanıcı için belge oluşturulması doğru değildir.

Özellikle ölçme-değerlendirme bulunan temel eğitimlerde başarı sonucu da eğitim tamamlanma sürecinin bir parçası olarak değerlendirilmelidir.

NİG LMS sertifika sınavıyla belgeyi nasıl ilişkilendirir?

Çalışanın gerekli eğitim aşamalarını tamamlamasının ardından sertifika sınavına geçmesi sağlanabilir.

Başarı şartı gerçekleştiğinde belge oluşturma aşaması açılır.

Bu yapı sayesinde;

çalışan + eğitim + sınav sonucu + belge

birbirine bağlı tutulabilir.

Böylece daha sonra belgenin hangi eğitim sonucunda oluştuğu sistem üzerinden takip edilebilir.

Yüz yüze eğitim tamamlanmadan belge oluşmalı mı?

Eğitim programında yüz yüze verilmesi gereken bir bölüm varsa, ilgili eğitim aşaması tamamlanmadan bütün temel eğitim tamamlanmış kabul edilmemelidir.

NİG LMS’nin yüz yüze eğitim akışında çalışan çevrim içi bölümleri tamamladıktan sonra yüz yüze eğitim aşamasında bekletilebilir.

Gerçekleştirilen yüz yüze dersler ve süreleri yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından kaydedilip onaylandıktan sonra çalışan sonraki aşamaya geçebilir.

Bu özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde Ek-1’in dördüncü konu başlığının yüz yüze verilmesi gerekliliği açısından önemlidir. Bakanlığın güncel tablosunda bu bölüm için tehlikeli işyerlerinde en az 3, çok tehlikeli işyerlerinde en az 4 ders saati yüz yüze eğitim öngörülmektedir.

Temel Eğitim Belgesinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

Bakanlığın 2026 Uygulama Rehberindeki Ek-2 örneğinde belgenin ön yüzünde temel olarak;

• çalışanın adı, soyadı ve unvanı,
• eğitimi veren kişi/kurum/kuruluş,
• eğitimin gerçekleştirildiği tarih,
• belge düzenleme tarihi,
• eğitim süresi,
• eğitimin ilk defa veya tekrar eğitim olduğu,
• eğitimin uzaktan veya yüz yüze gerçekleştirilme şekli,
• eğiticilerin adı, soyadı ve unvanı,
• eğiticilerin imzaları,
• çalışanın işyerinin unvanı,
• işveren veya işveren vekilinin adı ve soyadı,
• işveren veya işveren vekilinin imzası

gibi alanlar bulunmaktadır.

Belgenin eğitim konu ve süre yapısının da eğitim kaydıyla uyumlu olması gerekir.

Belgenin arka yüzünde eğitim konuları gösterilebilir mi?

Evet.

Bakanlığın Uygulama Rehberindeki örnek belgelerde arka yüz, “Eğitim Konuları / Süre” yapısıyla düzenlenmiştir.

Bu sayede toplam eğitim süresinin yanında hangi konu başlıklarının hangi sürelerle gerçekleştirildiği de gösterilebilmektedir.

NİG LMS’de ders ve süre yapısının sertifikayla ilişkilendirilmesi bu nedenle önemli bir özellik taşır.

Yüz yüze verilen dersler belgede ayrıca gösterilebilir mi?

Eğitim uzaktan ve yüz yüze yöntemlerin birlikte kullanılmasıyla gerçekleştirildiyse, eğitim yöntemlerinin ve konu başlıklarının gerçek eğitim kaydını doğru yansıtması gerekir.

NİG LMS’de yüz yüze gerçekleştirilen derslerin adları ve süreleri kaydedilebildiğinden belge çıktısının bu gerçek eğitim akışına göre oluşturulması mümkündür.

Buradaki temel prensip şudur:

Belgede görünen eğitim ile çalışanın gerçekten tamamladığı eğitim aynı olmalıdır.

İlk defa verilen eğitim ile tekrar eğitim ayrılmalı mıdır?

Evet.

Ek-2 örneğinde;

İlk defa verilen temel eğitim

ve

Tekrar verilen temel eğitim

ayrı seçenekler olarak bulunmaktadır.

NİG LMS sertifika yapısında da eğitim türünün doğru belirlenmesi eğitim geçmişinin anlamlı tutulması açısından önemlidir.

Belge üzerinde eğitimin uzaktan mı yüz yüze mı olduğu gösterilmeli midir?

Bakanlığın Ek-2 örneğinde Eğitimin Şekli alanı bulunmakta ve uzaktan/yüz yüze seçenekleri eğitim başlıklarıyla birlikte gösterilmektedir.

Karma eğitim uygulamalarında gerçek eğitim planının buna uygun biçimde yansıtılması gerekir.

Eğiticilerin bilgileri neden önemlidir?

Temel eğitimin kim tarafından verildiği eğitim kaydının temel unsurlarındandır.

Ek-2 örneğinde eğiticilerin adı, soyadı, unvanı ve imza alanları bulunmaktadır.

Bu nedenle NİG LMS’de eğitici bilgilerinin belge oluşturulmadan önce doğru tanımlanması gerekir.

İşveren veya işveren vekili bilgisi neden bulunur?

Bakanlığın örnek Temel Eğitim Belgesinde çalışanın işyerinin unvanının yanında işveren/işveren vekilinin adı, soyadı ve imzası için de alan bulunmaktadır.

Bu nedenle firma bilgilerinin sistemde doğru tutulması doğrudan belge kalitesini etkiler.

NİG Akademi logosu veya platform logosu mevzuat alanı mıdır?

Kurumsal logo ve belge tasarımı belgeyi daha profesyonel ve kurumla ilişkilendirilebilir hale getirebilir.

Ancak kurumsal logo, Yönetmeliğin gerektirdiği temel bilgi alanlarının yerine geçmez.

Yani tasarım katmanı ile mevzuatın istediği belge içeriği birbirinden ayrılmalıdır.

NİG LMS’nin belge tasarımının amacı bu bilgileri profesyonel bir görünüm içerisinde sunmak olmalıdır.

Eğitim katılım tutanağı sertifikanın içinde birleştirilebilir mi?

Hayır.

Bu konuda Bakanlığın açıklaması oldukça net.

Temel Eğitim Belgesi + Eğitim Katılım Tutanağı + Sınav Evrakı tek bir belge halinde birleştirilmemelidir. Bunlar farklı amaçlara sahip ayrı kayıtlardır.

Temel Eğitim Belgesi çalışanın eğitimi başarıyla tamamladığını gösterir.

Katılım tutanağı yüz yüze eğitime katılımı gösterir.

Sınav evrakı ise ölçme-değerlendirme sürecinin kaydıdır.

Sertifika numarası kullanılabilir mi?

Kurumsal eğitim yönetim sistemlerinde her belgeye benzersiz bir belge numarası verilmesi kayıt, sorgulama ve doğrulama açısından yararlıdır.

NİG LMS bu amaçla belge numaralandırma ve sertifika doğrulama altyapısını kullanabilir.

Belge numarası, mevzuattaki diğer zorunlu bilgilerin yerine geçmez; kayıt yönetimini güçlendiren ilave bir özelliktir.

Sertifika doğrulama ne işe yarar?

Doğrulama sayfası, belge üzerinde bulunan benzersiz numaranın sistemdeki kayıtla eşleştirilmesini sağlar.

Böylece belgeyi gören kişi sertifikanın NİG LMS’de bulunan karşılığını kontrol edebilir.

Bu özellikle dijital olarak iletilen PDF belgelerde belge yönetimini güçlendiren bir fonksiyondur.

Eğitim belgesi PDF olarak oluşturulabilir mi?

Evet.

Bakanlığın güncel açıklamasına göre Yönetmelik kapsamındaki tutanak ve belgeler elektronik ortamda hazırlanıp saklanabilir. Belgeler 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun şekilde elektronik imzayla da imzalanabilir; önemli olan kayıtların güvenli ve gerektiğinde ibraz edilebilir biçimde muhafaza edilmesidir.

Dolayısıyla PDF tabanlı dijital belge yönetimi mümkündür.

Elektronik belge otomatik olarak elektronik imzalı belge midir?

Hayır.

PDF dosyasının dijital ortamda oluşturulmasıyla 5070 sayılı Kanuna uygun elektronik imzayla imzalanması aynı şey değildir.

Bir belgenin PDF olması tek başına güvenli elektronik imza niteliği kazandırmaz.

Bu ayrım özellikle dijital belge projelerinde önemlidir.

Belge saklanmalı mıdır?

Evet.

Bakanlık, Yönetmelik kapsamındaki eğitimlerin tamamının belgelendirilmesini; ilgili belgelerin elektronik veya benzeri ortamlarda hazırlanıp arşivlenebileceğini belirtmektedir.

Temel eğitim belgesi açısından Yönetmelik uygulamasında belgenin çalışan kayıtlarıyla birlikte muhafaza edilmesi önem taşır.

Kullanıcı işten ayrıldığında sertifikası silinmeli midir?

Geçmiş eğitim kayıtlarının korunması açısından çalışanın sistemde pasif hale gelmesiyle geçmiş eğitim belgesinin silinmesi aynı işlem olarak görülmemelidir.

NİG LMS’de kullanıcı aktifliğinin değiştirilmesi, geçmiş eğitim ve sertifika kayıtlarının korunmasına engel olmamalıdır.

Bu yaklaşım kurumsal eğitim geçmişinin devamlılığı açısından önemlidir.

Sertifika yeniden indirilebilir mi?

Belgenin sistemde çalışan eğitim kaydıyla ilişkilendirilmesi, daha sonra tekrar görüntülenebilmesini veya uygun yetkiyle indirilebilmesini sağlar.

Böylece çalışan veya firma yöneticisinin eski PDF dosyasını ayrı klasörlerde aramasına gerek kalmaz.

Belge oluşturulmadan önce hangi kontroller yapılmalıdır?

NİG LMS açısından sağlıklı bir kontrol sırası şöyle düşünülebilir:

Çalışan bilgileri doğru mu?

→ İşyeri unvanı doğru mu?

→ Eğitim tamamlandı mı?

→ Gerekli yüz yüze eğitim gerçekleştirildi mi?

→ Ders ve süre bilgileri doğru mu?

→ Sınav başarı şartı sağlandı mı?

→ Eğitici bilgileri tamam mı?

→ İşveren/işveren vekili bilgileri tamam mı?

→ Belgeyi oluştur

Bu kontroller hatalı veya eksik belge oluşma riskini azaltır.

Sonuç

NİG LMS’de sertifika oluşturma, eğitim operasyonunun sonundaki basit bir PDF butonu olarak düşünülmemelidir.

Doğru yapı:

eğitim kaydı + dersler + süre + eğitim yöntemi + yüz yüze aşama + ölçme-değerlendirme + işyeri/eğitici bilgileri + belge

zincirini birlikte yönetmelidir.

İSG temel eğitimlerinde oluşturulan belgenin de Yönetmelikte kullanılan Temel Eğitim Belgesi yapısıyla uyumlu olması gerekir.