NİG LMS’de Çalışanlara Eğitim Nasıl Atanır?
NİG LMS’de çalışanlara eğitim, firma yönetim panelindeki Eğitim Atama alanından bireysel veya toplu olarak atanabilir. Yönetici çalışanları arama, bölüm, aktiflik durumu ve diğer uygun filtrelerle belirleyebilir; ardından seçilen kullanıcılara ilgili eğitimi tek işlemle tanımlayabilir. Sistemde hiç eğitim ataması bulunmayan çalışanlar ayrıca filtrelenerek eksik atamalar topluca tamamlanabilir. Eğitim atamasının ardından yapılandırmaya göre çalışanlara e-posta veya diğer bildirim kanallarıyla bilgi verilebilir. Böylece özellikle çok sayıda çalışanı bulunan kuruluşlarda eğitimlerin kime atandığı merkezi olarak kayıt altına alınır ve sonraki eğitim ilerleme, sınav, yüz yüze eğitim ve sertifikalandırma süreçleri aynı çalışan kaydı üzerinden takip edilir.
NİG LMS’de eğitim ataması ne anlama gelir?
Eğitim ataması, sistemde bulunan bir eğitim programının belirli bir çalışanla ilişkilendirilmesidir.
Bu işlem yalnızca çalışana bir eğitim bağlantısı göndermek anlamına gelmez.
Atama yapıldığında sistem artık;
- çalışanın hangi eğitimi alması gerektiğini,
- eğitime başlayıp başlamadığını,
- eğitim içerisindeki ilerlemesini,
- değerlendirme sonuçlarını,
- eğitim tamamlanma durumunu
ilgili çalışan ve eğitim kaydı üzerinden takip edebilir.
Eğitim atamadan önce çalışanların sisteme eklenmesi gerekir mi?
Evet.
Eğitim atamasının yapılabilmesi için çalışanın öncelikle NİG LMS içerisinde kullanıcı olarak tanımlanması gerekir.
Çalışanlar tek tek eklenebileceği gibi toplu kullanıcı aktarımıyla da sisteme alınabilir.
Çalışanın bölüm gibi kurumsal bilgilerinin doğru tanımlanması sonraki eğitim atamalarında ve raporlamada önemli avantaj sağlar.
Tek çalışana eğitim atanabilir mi?
Evet.
Belirli bir çalışanın ihtiyaç duyduğu eğitim yalnızca o kullanıcıya atanabilir.
Bu yöntem özellikle;
- yeni işe başlayan çalışan,
- eksik eğitimi bulunan kullanıcı,
- görev değişikliği gerçekleşen çalışan,
- özel eğitim ihtiyacı oluşan kişi
gibi bireysel durumlarda kullanışlıdır.
Birden fazla çalışana aynı anda eğitim atanabilir mi?
Evet.
NİG LMS’nin önemli kullanım alanlarından biri toplu eğitim atamasıdır.
Yönetici uygun çalışanları seçerek aynı eğitimi birden fazla kullanıcıya tek işlemle atayabilir.
Bu yaklaşım özellikle yüzlerce veya binlerce çalışanın bulunduğu kuruluşlarda önemli zaman kazandırır.
Bölüm bazında eğitim ataması yapılabilir mi?
Çalışanların bölüm bilgileri sisteme tanımlanmışsa eğitim atama sürecinde bu yapıdan yararlanılabilir.
Örneğin yalnızca;
Üretim
veya
Bakım
bölümünde görev yapan çalışanlar filtrelenerek ilgili eğitim atanabilir.
Böylece bütün çalışanlara aynı eğitimi göndermek yerine ihtiyaçla ilişkili çalışan grupları oluşturulabilir.
Hiç eğitim atanmamış çalışanlar nasıl bulunur?
NİG LMS’de daha önce herhangi bir eğitim ataması yapılmamış çalışanlar ayrıca filtrelenebilir.
Atama Yapılmamış Kullanıcılar filtresi, özellikle yeni kullanıcı aktarımı sonrasında yararlıdır.
Yönetici bu filtreyi kullanarak eğitim ataması eksik kalmış çalışanları bulabilir ve uygun eğitimi toplu biçimde atayabilir.
Bu özellik eğitim operasyonunda unutulan kullanıcıların azaltılmasına yardımcı olur.
Aktif ve pasif çalışan ayrımı neden önemlidir?
Kuruluşlarda işten ayrılan veya geçici olarak eğitim operasyonuna dahil edilmemesi gereken kullanıcılar bulunabilir.
Bu nedenle eğitim ataması yapılırken kullanıcı durumunun kontrol edilmesi önemlidir.
Aktif çalışanlara yönelik toplu işlemler ile geçmiş kayıtları korunmakla birlikte aktif eğitim operasyonunun dışında kalan kullanıcıların birbirinden ayrılması eğitim yönetimini daha güvenli hale getirir.
Eğitim başlangıç tarihi belirlenebilir mi?
Eğitim atamalarında organizasyonun planına göre başlangıç tarihi kullanılabilir.
Bu yaklaşım özellikle eğitimin belirli bir dönemde başlaması gereken durumlarda yararlıdır.
Örneğin yeni dönem eğitimlerinin bütün çalışanlarda aynı tarihte başlaması planlanabilir.
Atama sonrasında çalışana bilgi verilebilir mi?
Evet.
NİG LMS’nin bildirim altyapısıyla yapılandırmaya göre eğitim atamasından sonra çalışana e-posta, SMS veya panel bildirimi gönderilebilir.
Böylece yönetici ayrıca her çalışanı manuel olarak bilgilendirmek zorunda kalmaz.
Bildirim, eğitim kaydının yerine geçmez; çalışana eğitim atandığını haber veren yardımcı bir iletişim katmanıdır.
Toplu eğitim ataması neden önemlidir?
Bir işletmede 20 çalışan bulunduğunda bireysel atamalar yönetilebilir olabilir.
Ancak 500 çalışana aynı temel eğitimin atanması gerekiyorsa her kullanıcı için aynı işlemi tekrarlamak önemli bir operasyon yükü oluşturur.
Toplu eğitim ataması;
çalışanları belirle → eğitimi seç → tek işlemle ata
mantığını kullanarak bu süreci sadeleştirir.
Eğitim herkese aynı anda atanmalı mı?
Her durumda değil.
Çalışanın görevi, bölümü, yaptığı iş, eğitim ihtiyacı ve kuruluşun eğitim planı değerlendirilmelidir.
NİG LMS toplu işlem sağlasa da bunun amacı bütün çalışanlara kontrolsüz biçimde aynı eğitimin gönderilmesi değildir.
Asıl amaç, doğru kullanıcı grubunun daha hızlı seçilebilmesidir.
Yeni işe başlayan çalışanlara eğitim nasıl atanır?
Yeni çalışan sisteme eklendikten sonra kuruluşun belirlediği eğitim programları kullanıcıya atanabilir.
Çalışanın daha önce eğitim ataması yoksa Atama Yapılmamış Kullanıcılar filtresi bu kullanıcıların merkezi olarak bulunmasını kolaylaştırabilir.
Böylece yeni kullanıcı kayıtları eğitim operasyonundan kopmaz.
Toplu kullanıcı aktarımı sonrası ne yapılmalıdır?
Çok sayıda çalışan CSV veya benzeri toplu aktarım yöntemiyle sisteme eklendiğinde ikinci önemli adım eğitim atamasıdır.
Bu aşamada;
- kullanıcıların doğru aktarıldığı,
- bölüm bilgilerinin uygun olduğu,
- aktif kullanıcıların belirlendiği,
- atama yapılmamış çalışanların kontrol edildiği
doğrulanabilir.
Ardından uygun eğitimler toplu olarak atanabilir.
Eğitim atandığında çalışan hemen tamamlamış sayılır mı?
Hayır.
Atama yalnızca eğitim sürecinin başlaması için gerekli ilişkiyi oluşturur.
Çalışan daha sonra eğitim programının gerektirdiği dersleri, testleri, sınavları veya yüz yüze eğitim aşamalarını tamamlar.
Bu nedenle:
Atandı
ile
Tamamlandı
durumları birbirinden farklıdır.
Eğitim ilerlemesi atama sonrasında nasıl takip edilir?
Eğitim atandıktan sonra çalışanın ilerlemesi eğitim raporlarından izlenebilir.
Yönetici çalışanları örneğin;
- Başlamayanlar,
- Devam Edenler,
- Tamamlanmamışlar,
- Tamamlananlar
şeklinde değerlendirebilir.
Böylece eğitim atamasının gerçekten sonuca ulaşıp ulaşmadığı takip edilir.
Eğitim ataması yüz yüze eğitim sürecini de başlatabilir mi?
Eğitim programı hibrit olarak yapılandırılmışsa evet.
Çalışana atanan eğitim çevrim içi derslerle başlayabilir ve gerekli aşamalar tamamlandığında yüz yüze eğitim sürecine geçebilir.
Yüz yüze verilen dersler ve süreler daha sonra eğitim kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Dolayısıyla eğitim ataması yalnızca online kurs başlatan bir işlem değildir; bütün eğitim yaşam döngüsünü başlatabilir.
Eğitim ataması sınav ve sertifikayla nasıl ilişkilidir?
Çalışan eğitim programının gerekli aşamalarını tamamladıktan sonra yapılandırmaya göre sınava geçebilir.
Başarı ve diğer tamamlanma şartları sağlandığında sertifika veya eğitim belgesi oluşturulabilir.
Bu nedenle sistem açısından zincir şöyledir:
Eğitim Atama → Eğitim → Değerlendirme → Gerekirse Yüz Yüze Eğitim → Sınav → Sertifika
Yanlış kullanıcıya eğitim atanırsa ne yapılmalıdır?
Eğitim yönetiminde toplu işlem kolaylığı sağlanırken kullanıcı seçiminin dikkatle yapılması gerekir.
Bu nedenle atama öncesinde;
- çalışan filtresi,
- bölüm,
- kullanıcı durumu,
- seçilen eğitim
kontrol edilmelidir.
Toplu işlemlerde yanlış seçim yapılmasını azaltmanın en etkili yollarından biri, atama öncesi hedef kullanıcı grubunun açık şekilde gösterilmesidir.
Eğitim atamalarının geçmişi neden korunmalıdır?
Geçmiş eğitim atamaları işletmenin eğitim hafızasının bir parçasıdır.
Çalışanın daha sonra pasif hale gelmesi geçmişte aldığı eğitimlerin gereksiz olduğu anlamına gelmez.
Bu nedenle eğitim ve kullanıcı kayıtlarının silinmesi yerine uygun durumlarda pasifleştirme yaklaşımı daha sağlıklı olabilir.
NİG LMS’de iyi bir eğitim atama akışı nasıl olmalıdır?
Pratik bir akış şöyle kurulabilir:
Çalışanları ekle
→ Bölüm bilgilerini kontrol et
→ Atama yapılmamış kullanıcıları kontrol et
→ Gerekli filtreyi uygula
→ Uygun eğitimi seç
→ Hedef kullanıcıları doğrula
→ Toplu atamayı gerçekleştir
→ Bildirim gönder
→ Eğitim raporundan ilerlemeyi takip et
Bu yapı özellikle periyodik eğitim operasyonlarında tekrar kullanılabilir.
Sonuç
NİG LMS’de eğitim ataması yalnızca bir kursu kullanıcı hesabına eklemek değildir.
Atama, çalışanın eğitim sürecini sistem üzerinde başlatan temel işlemlerden biridir.
Çalışanların doğru gruplandırılması, bölüm filtreleri, toplu işlemler ve atama yapılmamış kullanıcıların kontrol edilmesi sayesinde büyük çalışan gruplarının eğitim operasyonu daha merkezi biçimde yönetilebilir.
